Pět online aplikací bez kterých bych již nedokázal žít

Bře 27,2014 / Autor: Michal Blažek / Žádné komentáře.

Tento článek se bude zabývat pěti nástroji, které vám ušetří čas a zvýší efektivitu a organizovanost. Těmito nástroji jsou: Evernote, Trello, MindMeister, HootSuite a Insightly.

Tento příspěvěk nebyl delší dobu aktualizován. Jelikož technologie se mění velmi rychle a i já získávám nové znalosti, nemusí být fakta v tomto článku platná a reprezentovat moje současné know-how. Děkuji za pochopení

Evernote

Prvotní účel Evernotu je tvorba poznámek. Poznámek, které jsou dostupné na všech zařízeních, kdekoliv přes internet. Tyto poznámky lze uspořádat do sešitů (notebooks) a hromádek (stacks). Evernote funguje i offline, takže můžete dělat přípravu na schůzku i v metru, pak uděláte jedním klikem synchronizaci a na schůzku již jdete klidně s notebookem a poznámky máte k dispozici. Další, možná ještě užitečnější funkcí, je tvorba clipů (něco jako záložky v prohlížeči, ale mnohem více funkcí). Pomocí clipů si můžete uložit url článku, celý článek nebo jen část článku, který prohlížíte a poté jej máte kdykoliv k dispozici na jakémkoliv zařízení, které je připojené k internetu. Více o Evernote

Trello

Trello je nástroj pro pokročilou tvorbu To Do Listů. Umožňuje rozdělit úkoly do záložek a přidělit k nim štítky dle typu úkolu, čas úkolu a potom se můžete plně soustředit na práci. Např. já používám 5 seznamů: „Idea, To Do, Doing, Done, Reported“, které si připravuji vždy ráno – úkoly po těchto seznamech přesouvám a jsem si poté jistý, že jsem na nic nezapomněl, což snižuje i stres. Více o Trello

MindMeister

Obzvlášť při přípravě větších projektů nebo při učení na zkoušku se může stát, že propadnete panice, jelikož je toho prostě tolik, že se to nedá zvládnout. V tomto případě pomáhá MindMeister, nástroj pro tvorbu myšlenkových map. Kdy si jakkoliv složitý úkol rozkreslíte do mapy a již přesně víte, co dělat. Kromě toho je MindMeister jedna z mála aplikací na myšlenkové mapy, která běží bez problémů i na mobilu i na PC. Příjemný je také dostatek grafických prvků, díky kterým se v mapě neztratíte. Více o MindMeisteru

Insightly

Insightly je CRM systém, který umožňuje sledovat činnosti jednotlivých zákazníků. Přesně víte, jaké zakázky máte rozjednané, které jste vyhráli, na jakých projektech pracujete a jaké úkoly vás čekají. Všechny tyto informace si můžete uspořádat do grafů a budete přesně vědět, kde jste strávili nejvíce času nebo jaké činnosti jsou pro vás nejvíce výdělečné. Zákazníci, projekty, příležitosti a e-maily jsou propojené, takže na jedné obrazovce vyčtete to, co byste jinak museli těžce dohledávat. Více o Insightly

HootSuite

Zdá se vám, že na sociálních sítích trávíte spoustu času? Zkuste HootSuite. Díky HootSuite můžete spravovat více sociálních sítí najednou, hromadně zasílat příspěvky, vytvářet reporty nebo si pročítat příspěvky. Přejít na HootSuite (můj poslední článek – Proč používat HootSuite).

Další aplikace, které stojí za zmínku:

Boomerang – tato aplikace vám pomůže efektivně spravovat e-maily, plánovat odeslání, nastavovat prioritu e-mailu nebo nastavit připomenutí e-mailu za určitou dobu. Bohužel je zatím dostupná pouze pro uživatele Google Apps.
Toggl – tato aplikace vám umožní zaznamenávat čas strávený na zakázce – není již třeba zapisovat čas do tabulek. Toggl se řadí v odvětví mezi nejlepší, osobně jsem si zvykl na aplikaci pro Android, Timesheet a jsem s ní více než spokojený.
Insightly není jedné miniCRM, za úvahu stojí např. ZohoCRM, Capsule, FreeCRM nebo Podio
Asana – senzační aplikace pro týmovou práci – konec zasílání e-mailů 10ti lidem v týmu. Pak stačí, aby jeden člověk poslal e-mail mimo vlákno a ztratíte stopu. Řešením je např. Asana. Funkce Asany v menší či větší míře přebírají i CRM aplikace.

Mimochodem, všechny výše zmíněné aplikace mají vcelku štědrý účet zdarma. A i v případě, že se rozhodnete pro placený účet, nejsou ceny nikterak extrémní.

Přeji příjemné testování!

Číst více

Marketing Management

Výběr CRM systému pro malé podniky a specialisty na volné noze (OSVČ)

Led 9,2014 / Autor: Michal Blažek / Žádné komentáře.

I opravdu malý podnik nebo freelancer může mít sofistikovaný systém pro evidenci vztahu se zákazníky. V současné době většina freelancerů nebo malých podniků využívá tabulky v Excelu nebo Google Docs. To může nějakou dobu stačit, ale je to jen a pouze tabulka. Na druhou stranu, v CRM na jedné obrazovce vidíte kompletní komunikaci s klientem, všechny příležitosti a projekty klienta a to vše si můžete zobrazit v přehledných reportech. A to nejlepší, kvalitní CRM se dá sehnat naprosto zdarma.

Pro školní projekt jsem vypracoval esej, která se právě zabývá důvody, proč by měli malé společnosti a OSVČ využívat CRM, jak jej vybírat a přehled produktů na trhu. Práci jsem již od začátku psal s cílem, aby pomohla s výběrem CRM drobným společnostem a freelancerům, takže je v práci naprosto minimalizován odborný žargon a není citována jediná učebnice. Citované jsou zejména zahraniční zdroje, které se zabývají implementací CRM v malých společnostech. Práce byla ohodnocena 15 body z 16 (bod byl stržen za citace).

Stáhnout celou práci v PDF

Update 19.2.2020: Poslední dobou se mi stále více zamlouvá noCRM nebo open source řešení SuiteCRM.

Update 1.10.2015: Velmi kuriózní je, že tento článek je stále velmi navštěvovaný. Bohužel platí informace z posledního updatu, článek nebyl delší dobu aktualizován, ale plánuji. Počet možných CRM se nyní rapidně rozrostl, doporučuji si tedy z článku odnést zejména principy pro určování kvality CRM a před výběrem jakéhokoliv CRM vytvořit alespoň základní modely (minimálně procesní a konceptuální) a až na tomto základě vybírat CRM.

Update 11.6.2014: Mini-CRM aktualizují svoji službu téměř s měsíční pravidelností. Od napsání článku se rapidně vylepšilo Insightly, které vyladilo hlavně vzhled, výrazně zlepšilo reporting a příznivě pro freelancery upravilo ceny. Odhadem si troufnu říci, že by nyní tento test vyhrálo. Kdybych test dělal dnes znovu, zahrnul bych i CRM Podio a Capsule. Mám v plánu upravit, ale nevím, jak mi to vyjde. Sledujte mě na sociálních sítích, abyste aktualizaci nezmeškali.

Do srovnání se dostaly 4 mini-CRM, z nichž 3 nabízí verzi zdarma – Insightly, FreeCRM, Zoho CRM. Jediný český zástupce, Anabix, verzi zdarma sice nenabízí, ale cenově je naprosto nejlevnější ze všech.

Nejlepším CRM systémem se stalo FreeCRM, které minimálně o hlavu převýšilo konkurenty. I ve verzi zdarma nabízí velmi pokročilou funkcionalitu a reporting a v nejlevnější placené verzi může směle konkurovat systémům, jako je Salesforce nebo MS Dynamics.

Srovnání CRM

Za naprostou samozřejmost považuji práci s kontakty, firmami, příležitostmi, projekty, kalendáři, úkoly a vytváření vztahů mezi nimi. Samozřejmostí je také dobře strukturovaná nápověda, kde všechny systémy vyhověly. V tomto ohledu mohl systém získat pouze plusové body, pokud obsahoval něco navíc – např. propracovanou evidenci telefonických hovorů.